Obter Documentos na Venda de Propriedades: Custo, Prazos e Quem Pode Requisitá-los

A comercialização de propriedades atualmente vai além de um simples acordo de valores entre vendedor e comprador. As leis modernas e a crescente preocupação com a proteção dos direitos dos compradores tornaram a documentação técnica um componente essencial da transação. Por isso, o acesso aos registros arquivados de uma propriedade tornou-se um procedimento obrigatório: ele possibilita verificar os materiais armazenados nos arquivos municipais e certificar que o estado real do apartamento ou casa está em conformidade com todas as licenças previamente emitidas.

Sem essa verificação antecipada, há o risco de descobrir irregularidades imediatamente antes da assinatura da escritura pública, o que pode acarretar consequências financeiras e jurídicas severas.

O que é a obtenção de documentos e por que é essencial?

A obtenção de documentos é o direito do cidadão de consultar os documentos administrativos mantidos por entidades governamentais ou de obter cópias dos mesmos.

No ramo imobiliário, estamos nos referindo principalmente à documentação de construção da propriedade: licenças de construção iniciais, modificações posteriores no projeto, notificações de reurbanização, certificados de habitabilidade e outros documentos. Para fazer uma solicitação, é necessário completar um formulário específico disponibilizado pelo departamento de planeamento urbano municipal. Esse procedimento auxilia na reconstrução do histórico completo da propriedade e na verificação da legalidade de todas as alterações - desde a remoção de paredes até a instalação de novas janelas.

Apenas comparando os projetos arquivados com a condição atual da propriedade podemos confirmar sua regularidade e legalidade.

Por que é tão crucial o acesso aos documentos?

Verificação da conformidade com o planeamento urbano

O principal propósito desse procedimento é assegurar que a propriedade esteja em conformidade com as licenças emitidas pela câmara municipal.

Frequentemente, a conformidade com o planeamento urbano é confundida com a conformidade cadastral. Entretanto, os dados cadastrais são principalmente usados para fins de tributação. Uma propriedade pode estar completamente correta no cadastro imobiliário, mas ainda assim conter sérias irregularidades do ponto de vista da legislação de construção.

Apenas o acesso aos documentos arquivados pode revelar tais discrepâncias.

Preparação para a Venda de Propriedades

Ao vender, o proprietário é obrigado a confirmar a legalidade da propriedade perante um notário. Caso o comprador descubra irregularidades não declaradas ou reconstruções ilegais após a transação, o vendedor pode ser responsabilizado financeiramente e até mesmo ter o contrato de compra e venda rescindido.

Obter a documentação original dos arquivos municipais é a única maneira confiável de realizar a transação com segurança.

Verificação da Habitabilidade da Propriedade

O certificado de habitabilidade da propriedade é de extrema importância. Sua ausência pode resultar na desvalorização da propriedade ou até mesmo na recusa do banco em conceder um empréstimo hipotecário ao comprador.

Portanto, verificar a disponibilidade desse documento nos arquivos municipais é considerado uma etapa obrigatória na preparação para a venda.

Qual é o custo de um pedido de documento?

O custo varia de acordo com o município e a complexidade da pesquisa nos arquivos. Normalmente, os gastos são divididos em duas categorias: taxas administrativas e serviços especializados.

Taxas municipais

Estas taxas englobam:

• taxas administrativas e de pesquisa - geralmente de 15 a 100 euros por arquivo;
• cópias de documentos - de 0,20 a 1 euro por página;
• cópias autenticadas requerem um selo fiscal adicional no valor de 16 euros.

Serviços especializados

Muitos proprietários recorrem a topógrafos, arquitetos ou engenheiros, uma vez que a análise da documentação de construção demanda conhecimento especializado.

O custo médio de auxílio ao processo é:

• de 150 a 300 euros - uma verificação padrão;
• até 700 euros - casos complexos que necessitam de pareceres técnicos adicionais ou restauração de documentos.

Caso decida realizar o processo por conta própria, os custos totais geralmente ficam entre 50 e 80 euros.

Com a ajuda de um especialista, o valor pode aumentar para 200-700 euros.Quem tem direito de solicitar documentos?

O acesso aos materiais arquivados é concedido somente a indivíduos com interesse direto e legítimo na propriedade.

As seguintes pessoas têm o direito de fazer uma solicitação:

• o proprietário da propriedade;
• um potencial comprador que tenha assinado um contrato preliminar de compra e venda;
• um técnico agindo com poderes delegados;
• um corretor de imóveis, se autorizado pelo proprietário.

A mera intenção de adquirir um apartamento não é suficiente - é preciso documentar o interesse na transação.

Três tipos de acesso a documentos

1. Acesso documental (Lei 241/1990)

Essa é a forma mais comum de acesso utilizada em transações imobiliárias. O requerente deve indicar a razão do pedido, como venda ou reforma da propriedade.

A câmara municipal normalmente responde em até 30 dias.

Através desse pedido, é viável obter:

• licenças de construção;
• documentos de reforma;
• SCIA;
• CILA;
• certificados e pareceres técnicos.

2. Acesso simples do cidadão (Decreto Legislativo 33/2013)

Esse tipo de acesso está relacionado à transparência dos órgãos governamentais. Qualquer cidadão pode solicitar documentos que a administração era obrigada a divulgar, mas não o fez.

Para propriedades privadas, esse mecanismo é praticamente inútil.

3. Acesso geral do cidadão (FOIA - Decreto Legislativo 97/2016)

Análogo à Lei Internacional de Acesso à Informação. Tecnicamente, qualquer pessoa pode submeter um pedido sem justificativa.

Contudo, no ramo imobiliário privado, há restrições significativas ligadas à proteção de dados pessoais. Logo, para verificar a legalidade de uma propriedade, os municípios geralmente optam pelo acesso documental previsto na Lei 241/1990.